Privacyverklaring

Voor het vervullen van onze taken als netbeheerder en versneller van de energietransitie kunnen we niet om het gebruik van persoonsgegevens heen. Tegelijkertijd heeft iedereen recht heeft op privacy. Daarom gaan we zorgvuldig en integer met persoonsgegevens om en zijn we open en eerlijk over wat we met je gegevens doen. In deze privacyverklaring lees je precies welke persoonsgegevens we van sollicitanten verzamelen en waarvoor we ze gebruiken.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 16 mei 2018.

Wettelijke plicht

We vinden het vertrouwelijk behandelen van je gegevens niet alleen belangrijk vanuit morele overwegingen, verwerking van de persoonsgegevens gebeurt ook in overeenstemming met de privacywetgeving. Als verwerker van persoonsgegevens van sollicitanten dienen we voor de omgang met deze gegevens te voldoen aan de regels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verordening is de Nederlandse variant van de Europese verordening ‘General Data Protection Regulation’ (GDPR). De GDPR geldt sinds 25 mei 2018 voor de hele Europese Unie (EU).

Voor wie?

Deze privacyverklaring geldt voor personen die in het kader van een wervings- en selectieprocedure persoonsinformatie aan Enexis Personeel B.V. ter beschikking hebben gesteld.
De website van Enexis verwijst met een ‘link’ naar sommige andere organisaties. Deze organisaties vallen niet onder deze privacyverklaring. Zij regelen zelf hoe zij met persoonsgegevens omgaan.

Persoonsgegevens

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn persoonsgegevens alle gegevens die betrekking hebben op een ‘geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon’. Dus op jou als sollicitant in dit geval. De combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, een pasfoto, e-mailadres, telefoonnummer, opleiding en kenteken zijn voorbeelden van persoonsgegevens. Daarnaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens. Dit is extra gevoelige informatie die extra beschermd moet worden. Bijvoorbeeld: je burgerservicenummer, betaalgegevens, gezondheids- of medische gegevens.

Hoe verzamelen we informatie?

Tijdens een sollicitatieprocedure verzamelen we op de volgende wijzen gegevens van sollicitanten:

uit gesprekken, telefonische contacten of e-mail;
door middel van formulieren en/of aangehechte cv’s, en
via onze carrièresite www.werkenbij.enexis.nl.

Daarnaast kan het zijn dat we zakelijke sociale media bekijken, zoals je LinkedIn-profiel. Als het relevant is voor een bepaalde functie kunnen we ten slotte publicaties van kandidaten bekijken op particuliere sociale media, zoals Facebook, Instagram en Twitter.

Waarom kunnen we niet zonder?

Persoonsgegevens die je als sollicitant aan ons doorgeeft, gebruiken we uitsluitend om een verantwoord en efficiënt wervings- en selectieproces mogelijk te maken. Dus bijvoorbeeld om:

te kijken in hoeverre je aan een gewenst profiel voldoet;
je op de hoogte te brengen van onze wervings- en selectieprocedures;
contact met je op te kunnen nemen;
sollicitatiegesprekken in te plannen;
gericht te kunnen testen, of
je te informeren over andere relevante vacatures.

Hiernaast zie je een overzicht van onze processen voor het vastleggen van persoonsgegevens van sollicitanten met de bijbehorende doeleinden.

Welke gegevens registreren we?

Als je bij ons solliciteert (op een vacature of op eigen initiatief), registreren we zorgvuldig alleen die persoonsgegevens die van belang zijn voor je sollicitatie. We passen deze gegevens aan als dit nodig is, geheel volgens de wettelijke voorschriften. Dit is mogelijk op ons eigen initiatief, maar ook op initiatief van jouzelf.

Gegevens die we van kandidaten registreren zijn bijvoorbeeld:

contactgegevens;
opleidingsgegevens, en
arbeidsgeschiedenis.

Tijdens een sollicitatieprocedure kunnen we je ook vragen of je een korte videopitch wilt maken. Die voegen we toe aan je dossier. Als het van belang is voor je functie, kan ook een assessment onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Gevoelige informatie

We zullen niet vragen naar gevoelige informatie over jou, zoals informatie over je etnische achtergrond, politieke voorkeur, godsdienstige of filosofische overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksuele geaardheid. Als in bijzondere omstandigheden dergelijke informatie wel gewenst is, vragen we hiervoor altijd om je schriftelijke toestemming voor de registratie.

Als je op eigen initiatief gevoelige informatie met ons deelt, is dit op eigen verantwoording. Het is dan helaas niet altijd te voorkomen dat deze later in het traject weer opduikt.

Optimale bescherming

In lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming beschermen we je persoonsgegevens door middel van de volgende getrapte aanpak:

1. Doelmatig gebruik

Alleen als het nodig is
We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig voor het uitvoeren van onze wervings- en selectiewerkzaamheden. In het register gegevensverwerking staat welk soort persoonsgegevens in onze systemen worden geregistreerd. Met behulp van dit register beoordelen we ook periodiek of voor het verwerken van persoonsgegevens nog een geldige grondslag bestaat. Daarnaast beoordelen we op basis van dit register of de gegevens echt noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking. Zijn ze dit niet, dan stoppen we de verwerking ervan.

Tijdens een selectieprocedure kan het zijn dat we referenties opvragen bij een voormalige werkgever of opleiding. Dit doen we echter alleen met je toestemming. Je persoonsgegevens maken we zonder je toestemming nooit openbaar. Ten slotte kun je erop vertrouwen dat we je gegevens niet verstrekken aan derden voor commerciële doeleinden.

Niet langer bewaren dan noodzakelijk
Persoonsgegevens bewaren we niet langer dan noodzakelijk voor het uitvoeren van de wervings- en selectieprocedure. Ben je niet aangenomen, maar verwachten we dat we in de toekomst mogelijk wel een geschikte functie voor je hebben, dan is het mogelijk dat we je gegevens langer bewaren. Hiervoor vragen we altijd om je toestemming.

Bij Enexis respecteren we de wettelijke bewaartermijnen. Tenzij de wetgeving anders bepaalt, worden de gegevens van kandidaten maximaal tot 1 jaar na het afronden van de procedure bewaard. Na afloop van de bewaartermijn vernietigen we je persoonsgegevens.

2. Veilige bewaarplaats

Persoonsgegevens bewaren we op een veilige plek en we nemen alle noodzakelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen om verlies van, misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Digitaal
Per applicatie richten we een passend niveau van beveiliging in dat in lijn is met het Informatiebeveiligingsbeleid.

Fysiek
Om ongeoorloofde toegang tot onze interne systemen te voorkomen beheren we de toegang tot onze kantoren. Daarnaast zijn papieren archieven in onze kantoren, waar nodig beveiligd.

3. Alleen geautoriseerde toegang

Alleen geautoriseerde personen en toegelaten partijen hebben bij ons toegang tot plekken waar persoonsgegevens worden bewaard.

Toegangsbeheer eigen medewerkers
Alleen medewerkers die persoonsgegevens nodig hebben om de wervings- en selectiewerkzaamheden uit te kunnen voeren hebben toegang hiertoe. Ze mogen deze bovendien alleen verwerken als dit noodzakelijk is. Wie toegang kan krijgen tot welke gegevens en voor welk doel, is door autorisaties en gebruikersprofielen gedefinieerd. We beoordelen periodiek of deze autorisaties nog up-to-date zijn.

Gegevens delen met andere organisaties
We gebruiken je persoonsgegevens alleen voor wervings- en selectieactiviteiten. We kunnen ze inzetten voor de hele Enexis-groep. Dit kan betekenen dat we je gegevens delen met een van onze werkmaatschappijen als we denken dat je voor hen van waarde kunt zijn. Derden kunnen niet bij je gegevens, daar zorgen we voor. En als ze dit toch nodig is, maken we hierover duidelijke afspraken.

Zo is onze ICT-infrastructuur uitbesteed aan derden. Gegevens van kandidaten bevinden zich daardoor op hun servers. Om de vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens te waarborgen sloten we verwerkersovereenkomsten met deze bedrijven. In deze verwerkersovereenkomst staat precies hoe een derde partij om dient te gaan met persoonsgegevens van Enexis waar zij toegang toe hebben.

Soms maken we ook gebruik van wervings- en selectiebureaus, brokers of detacheringsbureaus. Daarnaast kan het zijn dat we een extern bureau inschakelen voor het uitvoeren van een assessment. Zij krijgen van ons inzicht in je persoonsgegevens. We spreken echter duidelijk met hen af hoe ze met deze gegevens om moeten gaan om je privacy te waarborgen.

Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen.

Geografische bescherming
Omdat Enexis samenwerkt met partijen in de Verenigde Staten en India, vinden gegevensverwerkingen plaats in deze landen. Deze verwerkingen worden uitgevoerd met inachtneming van de Europese privacyregels. De dienstverlener moet garanderen en aantonen dat hij deze regels toepast. Daarover maken we contractuele afspraken.

4. Vertrouwelijkheid

Iedereen die bij Enexis toegang heeft tot de persoonsgegevens van sollicitanten dient hier zorgvuldig mee om te gaan en is gebonden aan de vertrouwelijkheidsverklaring, het compliancyprotocol en de gedragswijzer van Enexis. De vertrouwelijkheidsverklaring en het compliancyprotocol bevatten afspraken die we maakten met onze medewerkers over de omgang met vertrouwelijke gegevens. In de gedragswijzer staan gedragsregels vermeld op het gebied van vertrouwelijkheid van gegevens, privacy en compliance.

Tot slot maken we met externe partijen altijd schriftelijke afspraken over de omgang met persoonsgegevens.

5. Je rechten

Wie solliciteert bij Enexis heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling en verwijdering van de persoonsgegevens die door ons zijn verwerkt. Je kunt hiervoor een verzoek indienen bij recruitment@enexis.nl. We beantwoorden je verzoek altijd binnen vier weken.

Recht op inzage
Als je een verzoek tot inzage indient, laten we je zien welke gegevens we van je vastleggen, hoe we eraan komen, wie ze ontvangen en waarvoor we ze gebruiken.

Recht op verbetering en aanvulling
Als persoonsgegevens niet juist of onvolledig zijn, heb je het recht deze aan te laten passen.

Recht van verwijdering
Als je persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze werden verzameld, kun je ons vragen ze te verwijderen. Alleen als we wettelijk verplicht zijn je gegevens te bewaren, is dit niet mogelijk.

Recht van dataportabiliteit
Op jouw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die we van je hebben overdragen aan jou of een organisatie van je keuze. In de wetgeving zijn hiervoor wel een aantal beperkingen opgenomen. We zullen meewerken aan deze overdracht voor zover dit mogelijk is.

Vragen?

Bij recruitment@enexis.nl kun je terecht met al je vragen over onze omgang met je persoonsgegevens.

Functionaris Gegevensbescherming
Kunnen zij je vraag niet voldoende beantwoorden of zoek je een deskundige die kan bemiddelen tussen jou en Enexis. Bijvoorbeeld omdat je vindt dat we onzorgvuldig met je persoonsgegevens zijn omgegaan. Of omdat je inzage in of correctie van je persoonsgegevens hebt aangevraagd, maar niet tevreden bent met onze reactie. Dan kun je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (FG). Hij houdt toezicht op de toepassing en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming door Enexis. De FG is te bereiken via mailadres: fg@enexis.nl.

Autoriteit Persoonsgegevens
Kom je er ook met de FG niet uit, dan kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor bescherming van persoonsgegevens. Enexis valt – zoals alle organisaties die persoonsgegevens verwerken – onder het toezicht van de AP. Op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl lees je hoe je contact op kunt nemen met de AP. Gelukkig is dit zelden nodig. We zullen namelijk altijd proberen samen tot een goede oplossing te komen.

Gebruik van cookies

Bij het aanbieden van onze diensten maken we gebruik van tijdelijke cookies. Dit zijn eenvoudige, kleine bestandjes die op de harde schijf van je computer worden opgeslagen. Met deze cookies verzamelen we geen persoonlijke gegevens. We gebruiken ze alleen om het gebruik van onze website voor je gemakkelijker te maken. Ook gebruiken we een cookie die ervoor zorgt dat onze website je kan herkennen. Dankzij deze cookie kunnen we onze site speciaal op je instellen.

Liever geen cookies?

Geen probleem. Het gebruik van cookies kun je in je browser uitschakelen. Je kunt dan nog steeds onze website bezoeken.

Meer weten?

Uitgebreide informatie over ons cookiebeleid vind je op: https://www.enexisgroep.nl/privacy/cookiebeleid/.

Wijzigingen

Hoewel de hoofdlijnen onveranderd zullen blijven, kunnen we, in lijn met de privacywetgeving, wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Bekijk deze dus af en toe. Dan blijf je op de hoogte van ons privacybeleid.