Privacyverklaring sollicitanten - Enexis Personeel B.V.

Enexis Personeel B.V. hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leest u hoe wij omgaan met persoonsgegevens die wij ontvangen in het kader van sollicitaties, stages of andere vormen van werving en selectie.

Deze privacyverklaring geldt naast de algemene privacyverklaring van Enexis. Waar in deze verklaring wordt gesproken over Enexis, wordt Enexis Personeel B.V. bedoeld, eventueel in samenhang met andere onderdelen van Enexis Groep voor zover zij bij wervings- en selectieactiviteiten betrokken zijn.

Enexis is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van werving en selectie.

Verwerkingsverantwoordelijke

Enexis Personeel B.V.
Magistratenlaan 116
5223 MB ’s-Hertogenbosch
KvK-nummer: 17239086
E-mail: privacy@enexis.nl

Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Enexis Groep heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld die toezicht houdt op de naleving van de AVG.U kunt contact opnemen via fg@enexis.nl.

Inhoud

1. Welke persoonsgegevens gebruiken wij en waarvoor?
2. Van wie krijgen wij persoonsgegevens?
3. Aan wie geven wij persoonsgegevens?
4. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
5. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?
6. Welke rechten hebt u?
7. Over deze privacyverklaring
8. Hebt u vragen?

Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor iedereen die in het kader van een wervings- en selectieprocedure persoonsgegevens aan Enexis Personeel B.V. verstrekt. Dat zijn onder andere:

• sollicitanten en kandidaten voor een functie of stage;
• personen die deelnemen aan assesments, talentprogramma's of wervingsactiviteiten;
• personen die een open sollicitatie indienen.

Deze verklaring is niet van toepassing op medewerkers van Enexis; voor hen geldt een afzonderlijke privacyverklaring voor personeel.

1. Welke persoonsgegevens gebruiken wij en waarvoor?

1.1 Welke persoonsgegevens verwerken wij? Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het wervings- en selectieproces. Afhankelijk van de functie, het verloop van de procedure en de manier waarop u solliciteert, kan het gaan om de volgende categorieën:

1.2 Doeleinden en rechtsgrondslagen

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor vooraf bepaalde, gerechtvaardigde doeleinden en op basis van een rechtsgrond uit de AVG. Bekijk een volledig overzicht van doeleinden en rechtsgrondslagen. 

Toestemming intrekken

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming (bijvoorbeeld voor opname in een talentenpool of langer bewaren van uw dossier), kunt u die toestemming op ieder moment intrekken via privacy@enexis.nl. Dat heeft geen terugwerkende kracht; verwerkingen uit het verleden blijven rechtmatig.

1.3 Online sollicitatie, cookies en tracking

Wanneer u solliciteert via onze (werkenbij-)website, gebruiken wij cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten functioneren, het gebruik van de site te analyseren en de werking van de site te verbeteren. Daarbij kan ook sprake zijn van online tracking voor statistische doeleinden.

Wij verzamelen via deze cookies geen bijzondere persoonsgegevens. Voor de soorten cookies, de bewaartermijnen en de manier waarop u uw voorkeuren kunt beheren, verwijzen wij naar het cookiebeleid dat op de betreffende website is gepubliceerd (bijvoorbeeld op werkenbij.enexis.nl).

2. Van wie krijgen wij persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens in de eerste plaats rechtstreeks van u, bijvoorbeeld via:

• het online sollicitatieformulier of uw account op de werkenbij-site;
• e-mail of (video)gesprekken;
• uw CV, motivatiebrief en andere door u aangeleverde documenten.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens ontvangen via:

wervings-, uitzend- of detacheringsbureaus, als u via hen bij ons solliciteert;

• assessmentbureaus, als een assessment onderdeel is van de selectieprocedure;
• referenten, uitsluitend nadat u hiervoor toestemming hebt gegeven;
• openbare bronnen (zoals LinkedIn of andere professionele platforms), voor zover dit relevant is voor de vervulling van de functie en in lijn is met de geldende wet- en regelgeving.

3. Aan wie geven wij persoonsgegevens?

3.1 Binnen Enexis Groep

Uw persoonsgegevens kunnen binnen Enexis Groep worden gedeeld met medewerkers die betrokken zijn bij de wervings- en selectieprocedure, zoals:

• recruiters en HR-medewerkers;
• direct leidinggevenden en leden van de selectiecommissie;
• andere interne betrokkenen voor wie inzage noodzakelijk is (bijvoorbeeld salarisadministratie bij een aanbod).

Wij beperken de toegang tot uw gegevens tot die personen voor wie dit noodzakelijk is ('need-to-know').

3.2 Externe partijen (verwerkers en andere ontvangers)

In sommige gevallen delen wij persoonsgegevens met externe partijen, bijvoorbeeld:

• aanbieders van sollicitatie- en recruitmentsystemen;
• assessment- en testbureaus;
• ICT-dienstverleners die systemen of infrastructuur beheren;
• uitzend-, wervings- en detacheringsbureaus in het kader van de procedure;
• andere dienstverleners die ons ondersteunen bij werving en selectie.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers) sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Daarin leggen wij onder meer vast:

• welke gegevens zij mogen verwerken;
• voor welk doel;
• welke beveiligingsmaatregelen gelden;
• dat zij de gegevens niet voor eigen doeleinden mogen gebruiken;
• wanneer en hoe zij de gegevens moeten verwijderen of retourneren.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verstrekken naar:

• toezichthouders, opsporingsinstanties of andere bevoegde autoriteiten, voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verstrekken uw gegevens niet aan derden voor hun eigen commerciële doeleinden, zoals direct marketing, zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

3.3 Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Indien verwerking buiten de EER toch noodzakelijk is, doen wij dit alleen als sprake is van passende waarborgen, zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie; of 
• standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, SCC's), eventueel aangevuld met extra maatregelen.

In dat geval informeren wij u – waar passend – apart over de betrokken landen en de maatregelen die wij nemen om uw gegevens te beschermen.

4. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren. Na afloop van de relevante termijn verwijderen wij uw persoonsgegevens of maken we deze onomkeerbaar anoniem.

5. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

5.1 We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig

We verwerken niet meer persoonsgegevens dan we nodig hebben voor het uitvoeren van onze wervings- en selectiewerkzaamheden. Om dat in de praktijk goed te regelen, houden we bij in een register van verwerkingen welke categorieën persoonsgegevens we in onze systemen registreren. Periodiek beoordelen we of er nog een geldige grondslag is voor onze verwerkingen en of de gegevens echt noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld. Is dat niet het geval, dan stoppen we de verwerking en verwijderen we de gegevens of maken we deze anoniem.

5.2 We zorgen voor veilige bewaarplaatsen

• periodieke beveiligingsaudits en naleving van het Enexis-informatiebeveiligingsbeleid;
• beveiligde verbindingen (SSL/TLS);
• logging en controle op toegang;
• beperkte toegang voor geautoriseerde personen;
• versleutelde opslag van gegevens;

Persoonsgegevens van sollicitanten bewaren we op een veilige plek. In ons informatiebeveiligingsbeleid staan organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat we geen persoonsgegevens verliezen en dat misbruik van persoonsgegevens zo veel mogelijk wordt voorkomen.

In de praktijk betekent dit onder andere dat:

• we per applicatie een passend beveiligingsniveau inrichten dat aansluit bij het informatiebeveiligingsbeleid;
• alleen medewerkers en verwerkers die daartoe bevoegd zijn toegang krijgen tot dossiers met sollicitatiegegevens;
• op locaties van Enexis maatregelen gelden zoals een clean desk policy en veilige vernietiging van papier en gegevensdragers.

5.3 We werken met autorisaties

Alleen medewerkers die persoonsgegevens nodig hebben voor hun rol in het wervings- en selectieproces krijgen toegang tot de betreffende systemen. Zij mogen de gegevens alleen gebruiken voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Toegang wordt toegekend op basis van autorisatieprofielen en wordt periodiek gecontroleerd en zo nodig aangepast of ingetrokken.

5.4 We hebben afspraken over vertrouwelijkheid

Medewerkers van Enexis hebben een zorgvuldigheidsplicht bij de omgang met persoonsgegevens. Nieuwe medewerkers leggen een geheimhoudingsverklaring af of krijgen een vertrouwelijkheidsbepaling in hun arbeidsovereenkomst. Daarnaast gelden interne gedragscodes en richtlijnen over het gebruik van middelen zoals laptop, telefoon en e-mail.

Met externe partijen die als verwerker of leverancier betrokken zijn bij het sollicitatieproces maken wij schriftelijke afspraken over vertrouwelijkheid en gegevensbescherming, meestal in de vorm van een verwerkersovereenkomst.

5.5 We volgen bij een datalek een vaste procedure

Ondanks alle maatregelen kan het gebeuren dat persoonsgegevens onverhoopt toch in verkeerde handen vallen of tijdelijk niet beschikbaar zijn. In dat geval spreken we van een (mogelijk) datalek. Wij hebben een interne procedure om datalekken te melden, te registreren en af te handelen.

• Medewerkers zijn verplicht een vermoedelijk datalek direct te melden bij de afdeling Security of via de daarvoor ingerichte meldkanalen.
• Derden kunnen een (mogelijk) datalek over gegevens van Enexis melden via het webformulier op onze website of via het daarvoor bestemde e-mailadres.

Na een melding beoordelen wij welke maatregelen nodig zijn om de gevolgen te beperken en herhaling te voorkomen. Als de wet dat vereist, melden wij het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en – waar nodig – bij de betrokkenen.

6. Welke rechten hebt u?

Als sollicitant hebt u volgens de AVG verschillende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens. U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@enexis.nl met vermelding van uw naam en zo nodig aanvullende informatie om uw identiteit vast te stellen.

U hebt onder meer de volgende rechten:

• Recht op inzage - u mag weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, met wie wij deze delen en welke bewaartermijnen gelden;
• Recht op rectificatie - als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons vragen deze te corrigeren of aan te vullen;
• Recht op verwijdering ('recht op vergetelheid') - in bepaalde gevallen kunt u verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen, bijvoorbeeld als de gegevens niet langer nodig zijn of als u uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond meer is;
• Recht op beperking van de verwerking - u kunt in specifieke situaties vragen om de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld tijdens de beoordeling van een bezwaar of correctieverzoek;
• Recht op bezwaar - voor verwerkingen op basis van een gerechtvaardigd belang kunt u bezwaar maken als u vindt dat uw belangen zwaarder wegen;
• Recht op dataportabiliteit - voor zover juridisch en technisch mogelijk kunt u de persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen of laten overdragen;
• Recht om toestemming in te trekken - als wij uw gegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u die toestemming op elk moment intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

6.1 Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@enexis.nl. Beschrijf daarbij zo duidelijk mogelijk op welk recht uw verzoek betrekking heeft en op welke verwerking of gegevens uw verzoek ziet. Wij kunnen u vragen om aanvullende informatie om uw identiteit vast te stellen.

Wij reageren in de regel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Bij complexe of veelvuldige verzoeken mogen wij deze termijn – conform de AVG – met maximaal twee maanden verlengen. In dat geval informeren wij u binnen één maand na ontvangst van uw verzoek over de verlenging en de reden daarvan.

6.2 Profilering en geautomatiseerde besluitvorming

Bij de werving en selectie voor functies bij Enexis nemen wij geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, die voor u rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treffen. Er vindt dus geen geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG plaats.

Indien dit in de toekomst verandert (bijvoorbeeld door het gebruik van AI-ondersteunde selectietools), zullen wij dit vooraf duidelijk communiceren, u hierover informeren conform de AVG en waar nodig uw toestemming vragen. In dat geval houden wij rekening met uw recht om menselijke tussenkomst te vragen, uw standpunt kenbaar te maken en het besluit aan te vechten.

6.3 Klacht bij de toezichthouder

Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan of met de afhandeling van uw verzoek? Dan kunt u:

• eerst contact opnemen met privacy@enexis.nl of de FG (fg@enexis.nl);
• daarnaast of vervolgens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

7. Over deze privacyverklaring

7.1 Wettelijk kader

Bij de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten houden wij ons in ieder geval aan:

• de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
• de Uitvoeringswet AVG;
• andere relevante wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsrecht, gelijke behandeling, integriteit en gegevensbescherming.

Waar in deze verklaring wordt verwezen naar de algemene privacy- en cookieverklaringen van Enexis (bijvoorbeeld voor websitebezoek), zijn de bepalingen uit die verklaringen aanvullend van toepassing.

7.2 Wijzigingen

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op: 16 december 2025.

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wet- en regelgeving, interne processen of gebruikte systemen.

• De meest recente versie van deze privacyverklaring is altijd leidend.
• Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via de website werkenbij.enexis.nl of - indien van toepassing - via de e-mail.

8. Hebt u vragen?

Voor vragen, opmerkingen of klachten over deze privacyverklaring of de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u contact opnemen met:

Enexis Personeel B.V.
t.a.v. Privacy Officer
Magistratenlaan 116
5223 MB ’s-Hertogenbosch
E-mail: privacy@enexis.nl

Voor vertrouwelijke vragen over privacy of als u vindt dat uw verzoek niet goed is afgehandeld, kunt u ook contact opnemen met de:

Functionaris Gegevensbescherming (FG)
E-mail: fg@enexis.nl